5S活動 変化への対応と5Sの基本

製造業とサービス業の現場で5S活動を指導した経験からの報告

5S活動の進め方 5S活動の実践ポイント

                                                                                                                                  

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1.5S活動の現状把握

現在5S活動に取り組んでいる組織でも、最初のうちは一生懸命やっていた5S活動もいつの間にか元の状態に戻ってしまうという繰り返しではなかったでしょうか。そして5S活動を続けるための対策として、次のようなことがあげられています。 

 

1) ボトムアップによる意見の吸収で → 自主性の向上が期待できる
2) 5S活動は業務の中で行う    → 人手不足や働き方の変化への対応
3) 報酬、褒める、喜びを与える   → 現場の社員のやる気

 

また、人は目的を共有できればチームワークが生まれると言われています。では、どうしたら目的を共有できるのでしょうか。上司が一生懸命目的や仕事の重要性について話をしても、自分には関係ないやとよそを見ている人がいます。このような人たちは5S活動についても同様で、やりたくないのです。このようにいくら精神論でやっても効果につながらない場合が少なくあります。


簡単な5S活動も、続けるのは簡単ではない
5S活動を長続きさせ効果をあげるためには、どのように5S活動を進めたらよいのでしょうか、5S活動の継続はこのチームメンバーの力と、そのチームをどのように運営するかという両面からみましょう。

 

5S活動が続かない原因
5S活動が続かない原因は、多くの方が調査・分析して、ほぼ出尽くした感があります。それは、次のような内容です。


<原因>
1)  何のためにやるのかという、5S活動の目的を理解していない
2)  忙しくて5S活動をやる時間がない
3) 5S活動のやり方を知らない
4) 5S活動が利益に貢献していない

<対策>
1) 5S活動の目的を正しく理解する
2) 日常の業務の中で5S活動を進める
3) 経営トップが指導力を発揮する
4) 5S活動の方法・進め方を教育する
5) 経営に貢献する5S活動を進める
6) 5S活動の効果を実感できる仕組みをつくる

 

5S活動の時間を作る工夫
5S活動は職場環境の改善であると説明しました。この職場環境は、業界や職種によって違いがあります。よって、5S活動の進め方は違います。
サービス業では製造工場のように、毎週、全員が集まってミーティングを行うというのは、なかなかできないのが現状ではないでしょうか。では、どのように5S活動を進めるか?
それは、5S活動のやり方を変えることです。5S活動は、「時間を決めて一箇所に集まりミーティングすること」だけが5S活動ではありません。忙しい時は数分の打ち合わせだけにして、週に1回の短時間のミーティングで進捗状況を確認するなどです。

業種によっては、その特質に応じて次の5S活動の方法を取り入れて5S活動を推進しましょう。
一つ目は、業務の中で5Sを実践する
二つ目は、コミュニケーションの強化による相互協力をする
三つ目は、忙しい時ほど、改善のネタを見つける
四つ目は、朝・昼礼や職場ミーティングでとりあげる
五つ目は、忙しい時でもわずかでも改善活動に時間を割く
5S活動が利益につながることを、理解することなしには継続するのは困難です。

 

 

 2.5S活動の実践ポイント

 1)「整理」の進め方 

整理のキーワードは「放置しないこと」です。必要以上に購入してしまって今は使用していないもの、故障したまま放置している器具など、使おうと思って買った消耗品が現在は使用されていないなど放置されているものはないでしょうか。
整理が進まない場合は、「不要なものを廃棄する」という方法から「今、いるものだけを残す」というように考えてみましょう。

1.不要品の判断基準を決める
何を不要品とするのかという判断基準を決めた「不要品判断基準表」を用意する。人は、いざ捨てるとなるとなかなか捨てられないものです。事前に判断基準を作成しておき、それに従って処置を決めることでスムーズに実行できます。

「整理」とは「要るもの」=「使うもの」を判断すること

 

2.不要品リストを作成する
不要品の抽出に漏れがないように持ち込み禁止物、許可のない私物、故障・破損により使用できない器具などが記載された「不要品リスト」を作成する。数が少ない場合はよいのですが、多くなると漏れが生じます。アッ!これも不要品だということのないようにしましょう。

 

3.不要品を選ぶ
不要品リストに基づき、不要品を選び出す。不要品が多い場合は、「赤札」を付け「見える化」する。

 

4.不要品を処分する
選び出した不要品を、廃棄するのか保管するのかなどの処分を行う。処分するために承認や許可が得にくい職場では、面倒だといって放置される可能性があります。どのような手順で処分を決めるか前もってルールを決めておくと効果的です。

 

5.元の状態に戻らないようにする
① 仕事場や倉庫庫、休憩室などを定期的に見回り維持されているか確認する。
② 仕事場への不要品の持ち込みを防止する。
③ 不要品の発生をおさえる。

 

[課題]

不要品処分の承認を得るのが簡単ではないという理由で、使えなくなっても処置の手続きをせず放置していませんか。また、委託業務の場合も所有者に対して不要品の処分の許可を簡単には得られない場合が多く、処分できずに放置することはありませんか?

 

[対策]

現場の作業に影響を与えるような場所に置いてあったら、それらをピックアップして、経営者や所有者も同席のうえで、何時までにどうするのか処置を決めておくことにより、期限が過ぎたら処置することが容易にできます。これには、発注ミスやメニューの変更で購入したが使用されなかった食材、機器や大量の使用予定があって購入したが使用されない消耗品なども含まれます。 

 

 

 2)「整頓」の進め方

置き場所が分かっているのに表示が必要なのかということを聞くことがあります。5Sの整頓は、置き場所が分かっているかどうかではなく、「ものを取りに行く時間や探すムダな時間が発生していないか、もっと効率よく仕事ができる置き場所はないか」というように考え、先ず、3定管理のうちの「定位置」と「定品」の2定管理を実施しましょう。具体的には、ものを取りやすく、元に戻しやすくする、近くに置いてある、探すことをなくすことや、 配膳車などの大型のものには床の基準線を設けるなどが有効です。その後、「定量」にとりかかりましょう。

1.整頓する対象を決める
原材料、調味料、調理機器、調理器具、食器、献立表、マニュアルなど。

 

2.置き場所を決める
使用箇所、使用頻度に応じてモノの置き場所を決める。調理場、食材庫、休憩室など。

 

   [3定管理]   先ず、    定位(どこに)→ 場所(表示)
                定品(何が) → 名称


              その次に、  定量(いくつ)→ 数量

 

使用頻度の高いモノは手前に置くなど、どこに(定位)なにを(定品)いくつ(定量)置くかを決める。

 

3.置き方を決める
いつでも、誰でも取り出せ、もどしやすい置き方を決める。袋、箱、ケースなどの保管容器も決める。

 

4.表示方法を決める
文字と色を使い、モノと場所が照合できるように見やすい表示をする。

 

5.整頓の日程と分担を決める
① 時間を決め、定期的に見直す。
② 原材料の補充や入れ替えの時に乱さない。
③ 多くの場合、元に戻すときに乱れる。

 

[課題]

どこに何が入っているか分かっており問題なく仕事はできているのに、なぜ表示が必要なの?どの程度細かくラベルを作って明示しないといけないの?

 

[対策]

整頓には3定管理があります。整頓の最初は「モノの位置」です。これは、定位・定品が該当します。そして、三つ目は量の管理で「定量」です。

整頓で大事なことは作業工程の流れを考えたモノの管理です。これが、整頓とはきれいに並べることではなく、使いやすくすることであるという根拠でもあります。こに何がおいてあるか分かっていて表示が必要ないほどの経験がある場合でも、モノを取りに行く時間や探す時間が発生していないかという視点で考えましょう。「どのように置いたらそのようなムダがなくなるか」考え実行しましょう。

 

※元に戻す器具や備品などは、元に戻すときに乱れる

※元に戻さない材料などは、取るときに乱れる

 

3)「清掃」の進め方

清掃とは、職場を清掃・点検し、汚れた箇所や点検することですが、業務内容によっては特別な環境を必要とする職場がありますので、それによって違いがあります。

レストランなどの厨房の清掃の目的は、安全で美味しい食事をつくるために、常に清潔で衛生的な調理場の環境を確保することです。5Sの中でも清潔に与える影響が最も大きいのが清掃です。清掃が不十分であった場合は、食中毒菌の増殖を助長させる原因や、食事への異物の混入の原因をつくることにもなります。
清掃しっぱなしにならないようにしましょう。清掃することが目的になると作業台を拭くこと。ゴミ捨てが終わることで満足してしまいます。また、5S活動では清掃結果を点検する必要があります。特に洗浄殺菌が必要な箇所については、マニュアルの手順に沿って清掃することと、その結果を点検し記録を残すことが大事です。

1.清掃場所を決める
材料置場、作業室、倉庫、トイレ、休憩室などの清掃場所を洗い出す。理由があって対象から外す場所、壁との隙間などまで詳細に決める。そうしないと、ここはめったに使わないから対象外だと自己都合で決めてしまいます。

 

2.清掃担当を決める
清掃担当表を作成し割り付け掲示する。共同使用場所は当番制が好ましい。各区域の清掃責任者を決める。

 

3.清掃方法を決める
清掃対象の一つひとつについて、ホウキ、モップ、布巾などの何を使うか決める。

 

4.清掃道具を準備する
清掃対象の一つひとつについて、清掃用具を洗い出し、必要数の用具を決められた場所に用意する。

 

5.全員参加で実施する チームワークの基本です
何時から・何分間行なうのか決め全員で実施する。

 

6.清掃後のチェック
ゴミや汚れを取り除くだけでなく、掃除をする過程で細部まで点検し、微生物や衛生害虫の発生しない状態になっているかチェックし記録を残す。

 

7.汚れの発生源対策をする
① ホコリ、汚れ、ゴミに気づく眼を持つ。
② 汚れたら、その場で取り除く。
③ 汚れの発生源を絶つ。

 

 [課題]

清掃記録表に記載されていない箇所はどうするのか?それらの清掃記録はどこに書くの?清掃範囲と方法があいまいになると塵や埃がたまりやすい。


[対策]

清掃計画表は作業場の業態や規模に応じて様々なものが使われていますが、清掃計画表に書いてある対象箇所と現場が一致しない場合は、見取り図などを使用する。

特に清掃においては、手順と判定基準を教えないと清掃は定着しません。なぜなら、清掃は職場環境に大きな影響を与えてしまうからです。例えば、病院の清掃、半導体製造のクリーンルーム、衛生管理の必要な厨房などの清掃においては、手順と判定基準に基づく規定が必要です。

 

 

4)「清潔」の進め方

 一般的には「清潔」の意味は、汚れがなくきれいな職場を指していますが、5Sの「清潔」は、「整理」によって不要品がなくなり、且つ、「整頓」によって必要なものの3定管理ができ、「清掃」によってこの状態が維持され定着していることを「清潔」といいます。しかし、「清潔」には職場環境の違いによって色々な定義があります。特に食品関連では、食品に微生物汚染、化学物質汚染、異物混入などの悪影響が起こらない環境と定義されていますので、特に「清掃」に対する範囲や行動内容が違います。

 

1.整理・整頓・清掃の正常、異常の判断基準を明らかにする

2.日常の活動に落とし込まれている

3.全員が3Sを実践し、実施状況を定期的にチェックしている

4.整理・整頓・清掃の3Sが定着している

5.社員全員の取り組みにより3Sが維持されている

  

[課題]

清潔やきれいという言葉の意味は環境によって違いますが、整理、整頓、清掃を維持することですので、しつけと似ていますね同じことになりませんか?

 

[対策]

清潔は「整理」「整頓」「清掃」の維持ですので続けることが目的です。従って、汚したくないという気持ちで職場環境をきれいな状態を維持しようという気持ちを育てることです。機械加工品の切削クズが散乱して床を汚すので、容器を置いて容器の切削クズを定期的に廃棄するルールを作ったという改善では、容器を置くのは清掃の発生源対策で、定期的に廃棄するルールを守るのは躾になります。このように、5Sは相互に関連しています。

 

 

5)「しつけ」の進め方

決められたルールを正しく守る習慣をつける方法です。5S活動のしつけは5Sのなかでも一番難しいと言われています。

1.守るべきルールを明確にする
5Sのルール、規定・基準、作業標準書、作業指示書、緊急時の支援体制等の業務に必要なルール。

 

2.相手が理解するように指導する
・朝礼で周知する。
・誰が教育するのかを決める。

 

3.観察
推進リーダーによる監視と指導を行う。
・不要なものを置いていない。
・モノが乱れない。
・職場が乱れない。

 

4.ルールが守れない場合の対応
理由を確かめて改善する。
① なぜ、守れないのか原因を明確にし、指導する。
② コミュニケーションの充実や、やる気を起こさせる。

  

[課題]

整理、整頓、清掃、清潔の4Sを徹底し、不要なものが出ない整理、乱れない整頓、汚れない清掃、崩れない清潔を実行して習慣化を進めていますか?

 

[対策]

5S活動の「しつけ」は5Sの中でも一番難しいとされています。最初の一ヵ月間は続けることができても、1年、2年と継続できるように人の行動を変えるのは難しいことです。例えば、整理は不要物のリストアップや、不要物の廃棄処理手続きや報告書まで全員で手分けして実施します。記録は人の異動や設備の交換などがあっても、5S活動を停滞させることなく続けるためになくてはならないものです。



 

 

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