5S活動の目標を明確にすることの意義とメリット
5S活動によって仕事の品質や生産性の向上という目的を実現し企業体質を強化するためには、ステップ1の「5Sとは?5Sの意味と5S活動の基本」で固めた基礎の上に、5S活動に必要なコミュニケーションとチームワークによって適切な目標を設定するという意思決定が必要であることを紹介します。
1.5S活動の目的
【整理】必要なもの不必要なものに区別し、不必要なものを処分する
【整頓】置き場所を決め、いつでも、誰でも使えるようにする
【清掃】定期的に清掃を実施し、ゴミ・汚れを取り除き、点検し、きれいな状態を保つ
【清潔】整理・整頓・清掃を維持し、誰が見てもきれいでわかりやすい状態に保つ
【しつけ】決められたルールを正しく守る習慣をつける
しかし、5S活動とはこの言葉の意味を理解するだけでは不十分です。以下の5S活動の特性を理解し、自社にあった取り組みをしましょう。
実はこの自社にあった5S活動ということがとても難しいのです。
5S活動が定着していない企業の多くは、「5S活動は職場の改善活動」とか「5Sは経営の基本」であるという言葉から、「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の5Sをやれば上記にあげた「会社の体質強化」「業績向上」ができるという漠然とした期待だけで、何を得ようとしているのか全員が5Sの目的を共有しないまま活動を開始しています。
そのような5S活動においては、利益につながらないなど、5S活動のメリットを見いだせていないため、途中で止めたり、形だけの活動になってしまっています。
5S活動に不可欠な行動として、下記に「自発的行動」と「全員参加」を取り上げています。このことは実際5S活動を経験された方は容易に理解されるでしょう。なぜなら、5S活動がうまくいかない時は必ずこれらの行動ができなくなっていることを身を持って経験されているからです。
つまり、5S活動は人が土台であり、「自発的行動」と「全員参加」なしではできない活動だからです。更に掘り下げると5S活動は「人のモラル」が根底にあるということでもあります。
したがって、5S活動は「5Sとは?5Sの意味と5S活動の基本」で触れたように、業種・業界によって5Sの構成が違うことに加え、会社の社風や性格、規模などの影響を受けることを意味します。つまり、自社の体質を理解し、どのような活動が適切か目的を共有し、全員が理解して進めないと継続できないことを示しています。
2.職場環境の違いと目的
5Sは職場環境の改善ですが、その職場は業界や業種によって違います。例えば、工業製品の組み立て工場と病院や外食産業の職場環境は異なります。また、下図のように工業製品でも特殊な環境を必要とする半導体工場のクリーンルームのように特殊な職場固有の環境を必要とする職場もあります。
***[参考]***
図の頂上の「マネジメントシステム」には、ISO9001:品質やISO14001:環境などがあります。詳細は下記を参照してください。
食品工場やレストランの厨房においても同じように特殊な職場環境と言えます。5S活動においては、食中毒菌等の微生物レベルの清潔を維持することが大前提です。このように職場環境が「清潔であること」であるため、整理、整頓、清掃をしっかりやっていれば目指す清潔に近づくと思われているということから、「掃除5S」で終わってしまい改善を伴わない職場環境の5Sに停滞しやすい傾向があります。
多くの場合、時間が経過し5S活動への関心が薄れてしまうと、いつの間にか図のピラミッドに赤い線のような隙間が発生します。この隙間が大きくなると、基礎となる5Sの活動エネルギーが改善に伝わらず、いつまでたっても現状のままで、改善効果が出ないという状態が続きます。
しかし、同じ目的を持って集まっている人々の職場においては、「楽しい職場」「お客様に喜んで頂ける雰囲気」を自分たちで作り、仕事への貢献したいと気持ちが高まってきます。このような意識の変化が5Sに対する自発的行動につながります。
3.5S活動の具体的な行動
自発的行動
自分が仕事をしている職場の作業台や机の上の片付けは自分でやるというのが5Sに参加する各人の役割です。自分が使った治具を「後で使うから」という理由で仮置きしているものや、今は忙しいから「後で片付けよう」として放置していた机の上のゴミは自分がやらなければ誰も掃除してくれません。
自ら進んで掃除をすることにより、作業台の汚れや床のゴミが気になるようになります。そして、だんだん汚さない、散らかさないための、発生源対策を工夫するようになります。これが5S改善であり、何をしたら良いか分からない時の、取り組みの一つでもあります。しかし、最初から全員が自発的に行動するということはありませんので、管理者は声を掛け5Sが定着するまでは強制しながら人材を育成しなければなりません。繰り返し繰り返し指導することにより自発的行動ができるようになります。
全員参加
5Sチームのような現場のチームのメンバー数は、5名~9名の時が、もっともチーム力が発揮されると言われています。
組織の規模に応じて、A工程、B工程、C工程などで、5名~9名のチームができる組織は複数のチームを作って、リーダーを中心に全員が5S活動に積極的に参加できるようにしましょう。そして各チームが一致団結して総合力を発揮してください。
このようにチームを作って活動できれば良いのですが、中には全員集まるということがなかなかできない職業もあります。型にはめることなく、時代の変化に対応できるように柔軟に考えることが大事です。次は具体的な全員参加のモデルですので参考にして、組織の全員が参加し傍観者は一人もでないように全員参加で取り組みましょう。
※5S活動における5S評価点の「差」は目指す目標に差があるということになるので、どのレベルを目標にするのか共有することが改善を進める。
4.5S活動の効果がでる目標と計画
一方、製造業における5S活動は、ムダの削減などにより生産数量の増加やコスト削減につながり利益につながることが容易に想像できます。以下にこれらの5S活動の効果をまとめました。
5Sで業務効率の向上
②5Sで品質向上
品質問題の殆どは、「基準と照合しなかった」「チェックしなかった」など決められたルールが守られていなかったために発生したもの、あるいは、「類似品と取り違いをした」「数字を読み間違った」などのヒューマンエラーに関するものです。
したがって、品質確保のために「決められたことは守る」ことも5S活動ですので、決まっていることは「面倒がらずに実施する」ように習慣化することや、ヒューマンエラー防止のために間違わないように「置き場所を決め、表示する」ことを実施することが5Sです。
5Sで人材育成
「決めた場所に戻す」「作業の終了の都度清掃する」など、当たり前のことがなかなかできないのが現実です。このような当たり前のことが自然にできるようにするのが5S活動です。
仕事に必要なものが棚の奥の方にあり、それを取り出すには、埃をかぶった回りの物を先ず取り除かなければ取り出せないというような経験はありませんか。このような時、整理・整頓・清掃して保管し、管理していればこのような状態にはならないことを指導するチャンスです。これによって「5Sができていない」ことに気づき、改善する人を育てることができます。
5S活動のメカニズム
事例:食品関連のPDCA
次の段階(黄色の矢印)では、5S改善のテーマを絞り込み、徹底することにより「品質向上」「能率アップ」「故障低減」「安全確保」という5S改善の効果が出ます。そしてこれらの効果やメリットを実感することにより、5S改善のサイクルが回ります。
この図は、5S活動には「職場環境の5S」と「5S改善」の二つの重要な流れがあることを表しています。