5S活動 変化への対応と5Sの基本

製造業とサービス業の現場で5S活動を指導した経験からの報告

5S活動とは?業界や組織の目的にあった5Sの構図と進め方

                                                                                                                                                                                                                                                                             

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 5Sという言葉は1955年頃から使われ1980年頃には「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」が5Sとして一般化したといわれています。職場環境の改善活動はこうでないといけないという決まったものがあるわけではありませんが、製造業から始まった5S活動は、今や病院、店舗、オフィスなどのサービス業へも広がりを見せています。

 

5S活動のいろいろ

多くの組織で実施されている5S活動は、「整理、整頓、清掃、清潔、しつけ」の5Sを基本に、「整理、整頓、清掃」の3S活動 や「整理、整頓、清掃、清潔、しつけ、洗浄、殺菌」の食品会社の7S、このほか、組織の方針によって、2S、4S、6Sや8Sなどが実施されています。このようなSシリーズの活動を宣言していない多くの企業でも、職場安全活動や明るい職場作りなど何らかの取り組みがなされています。

先ず、基本となっている5S、整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seisou)、清潔(Seiketsu)、躾(Sitsuke)を取り上げます。その定義は次のとおりですが、組織によっては自社の用語を使って、多少変えている組織もありますが基本的な考え方は同じです。
   
 ① 整理(Seiri)
   要る物と要らない物を区別し、要らない物を処分する
 ② 整頓(Seiton)
   置き場所を決め、いつでも、だれでも使用できるようにする
 ③ 清掃(Seisou)
   ゴミや汚れのないきれいな状態を保つ
 ④ 清潔(Seiketsu)
   整理・整頓・清掃された状態を保ち、きれいな状態を保つ
 ⑤ 躾(Sitsuke)
   決められたルールを正しく守る習慣をつける

 この定義をよくみると、④は整理、整頓、清掃の3Sの維持であり、⑤は整理、整頓、清掃、清潔の4Sを実践するための規律として存在していますので、実質的に職場の環境を改善する行動は整理、整頓、清掃の3Sになります。このような理由から3S活動に力を入れている企業もあります。また、厚生労働省の飲食店の労働災害防止マニュアルでは、4S活動は職場の安全と作業者の健康を守り、作業効率アップの教育プログラムであるとの説明もあります。

一方、食品関連企業においてはいわゆる製造業の5Sでは食品会社の職場の環境を維持できません。その理由は、食品会社においては食中毒菌等の微生物レベルの清潔を維持することが大前提となっているからです。この微生物レベルの清潔については色々な考え方があります。これらの考え方の違いは、「清掃」と「清潔」をどのように定義するかで決まります。その一つは基本の5Sの「清掃」と「清潔」を次のように微生物レベルで定義する方法と、洗浄、殺菌を追加する方法の二通の考え方があります。

 

一つ目は、基本の5Sのままとすることです。
1) 整理、整頓、清掃、清潔、しつけ
  清掃:微生物の除去、化学物質汚染や異物混入防止、及び設備点検が含まれる
  清潔:調理機器、器具は洗浄・殺菌を行い、微生物学的にもきれいな状態にする
2) 整理、整頓、清掃、しつけ → 清潔  
  清掃:ゴミや汚れのないきれいな状態を保つ、洗浄・殺菌を含む
  清潔:5Sが定着しており微生物学的にもきれいな状態を保つ、目的である
3) 整理、整頓、清掃、修理・修繕、しつけ→  清潔 
  清掃:ゴミや汚れのないきれいな状態を保つ、洗浄・殺菌を含む
  清潔:5Sが定着しており微生物学的にもきれいな状態を保つ、目的である

 

二つ目は、基本の5Sに「洗浄」と「殺菌」を追加して7Sとすることです。
3) 整理、整頓、清掃、清潔、しつけ、洗浄、殺菌
  清掃:ゴミや汚れのないきれいな状態を保つ、設備点検が含まれる
  清潔:整理・整頓・清掃された状態を保ち衛生的な状態を保つ、目的である
4) 整理、整頓、清掃、清潔、しつけ、洗浄、殺菌、整備  7S+整備
  清掃:ゴミや汚れのないきれいな状態を保つ
  清潔:整理・整頓・清掃された状態を保ち衛生的な状態を保つ、目的である

このように色々な方法がありますが、企業の業種、業務形態、管理レベルなどの組織の実態に応じて最適な定義を設定する必要があります。5Sとは〇〇だと一律に定義づけることは困難です。自社にマッチした5Sを定義することが大事です。

 

 (参考資料) 
・上記3)の7Sは、食品衛生ネットワークが2003年から提唱している活動です。

・洗浄とは、食品製造加工施設や設備・環境の食品残渣などの汚れ及び有害微生物を除去することです。
・殺菌とは、見た目のきれいさだけでなく、微生物汚染度を更に減少させ許容基準以下にすることです。


<間違った整理整頓>
整理整頓は、きれいに並べ直したり積み直したりする整列や、見た目にきれいに並べる陳列とは異なるものです。
今まで作業台の上にあった物を作業台の下に置くと、作業台の上はすっきりときれいになり気持ちいいでしょう。しかし、使用するたびに作業台の下から引っ張り出さなくてはならなくなり、効率は下がってしまいます。これは5Sとは言えません。5Sの整理整頓とは、実行することで「探すムダ」や「見分ける手間」が省かれて作業に専念できることなのです。

 

サービス業の5S活動

サービス業と一口に言っても幅広い業種があるので、業界によって職場環境に大きな違いがあります。今回は5S活動の導入が難しい外食産業について考えます。
製造業から出発した5S活動は今や全産業分野で大きな広がりをみせていますが、活動が形骸化した、効果が出ない、活動が続かず元の状態に戻ったなどの話をよく聞きます。これらの原因のほとんどは5S活動を推進するうえで必要な、トップの理解、人、時間、場所、改善、リーダーシップ、チームワーク等に問題があるということになるのですが、最も大きな理由は、業種の違いや会社をとりまく内外の状況の変化ではないでしょうか。
5Sの定義や考え方は全産業において効果があり普遍的であると言われています。これは5Sとは何かという論理的な定義についてのことであり。手法や進め方などについて型にはめることは困難です。「ある企業で成功した5S活動も他の会社ではうまくいかない」「三年前まではうまく機能していたが、最近同じことをやっても効果がでない」というような変化があるのは当然のことです。製造業からサービス業界に入り5S活動を推進するにあたって以下に列挙した事柄を考慮し、変化に対応した進め方を自ら工夫して進めていく必要があります。これはサービス業だけでなく業種を超えて5S活動を進める時の注意点であるとも言えます。

[品質のレベル]
車や電気製品の製造工場のように5S活動が徹底的になされ世界的にも品質が認められた企業では、徹底的に5S活動や5Sという言葉を使わなくても職場環境の改善活動を実施しています。このことは、食品業界や病院においても同じことで要求品質を確保するためには5S活動は欠かせません。5S活動ができている企業はその製品品質もすばらしいものです。

[安全への関心]
最近、マンションの建設現場に安全第一と一緒に「5S活動推進しています」という看板が貼り出されていました。危険と隣り合わせの職場では徹底した5S活動がなされています。一方、外食産業では食品安全が重要なウェイトを示しますが調理の過程で床にこぼれた油のために転倒するというような労働安全もあります。

[教育・訓練の必要性]
社員には、正社員、契約社員、パート社員などの異なる勤務形態の人々が働いています。特に、厨房においては多くのパート社員が勤務しています。これらの異なる勤務形態の人々が同じく5S活動に対する共通認識を持つことができるとよいのですが、多くの場合はそうではありません。また、人間は間違いをおかすものですが、業務における間違いがどの程度許されるかは、その作業の重要性や安全性により変わってきます。
工業製品の製造の場合は人と話をするのが苦手な人でも手順書どおりに作業をすれば問題ありませんが、サービス業の場合は多くの場合、人が相手ですので笑顔で話ができない人は、相手を喜ばすサービス業においては良い仕事ができません。このように個人の性格など人間的側面が重要視されます。

[作業場所の特殊な環境]
食品関係の「清潔な厨房」や「病院の無菌室」、半導体製造工場の「クリーンルーム」など、要求品質を作り込むためには特別な職場環境が必要な場合があります。特に、外食産業では微生物レベルの清潔な環境、異物混入のない環境が必要です。

[設備機器の活用]
工業製品に限らずサービス業においても設備器具の不具合により、問題が発生することが少なくありません。設備の自動化の程度もまた影響を与えます。古い機械を丁寧に使っている工場と、最新の設備とでは環境が異なります。

[職場の管理レベル]
現場における目標管理、啓発活動、改善活動、不良対策、作業手順書の作成など実施レベルに影響を受けます。5S活動は現場で運用されている管理システムに沿って運用されます。そうでないと、5Sのために特別なことを押し付けられてしぶしぶやるということになりかねません。例えば複数の工場が存在している企業においては、各工場の管理のレベルにあわせて運用手順を決めなくてはなりませんが、A工場では5S監査員がいて自社で5S監査できるが、B工場では監査のできる人材がいないので、A工場から応援にきてもらって5S監査を実施しているということもあります。

[企業の5S目的]
トップに叱られた時だけしぶしぶやる5S、建前だけは5Sをやっている会社など様々ですが、過去において、厳しい苦難を経験したオーナーがいる会社は本気で5S活動がなされています。

[業種]
自動車や電気製品など古くから5S活動が盛んな業種から、最近、経営環境の厳しくなった医療業界や厳しい顧客の目が注がれている食品メーカーなども5S活動が盛んになってきました。さらに、常に危険がつきまとう建設現場や化学工場などでも地道な取り組みがなされているようです。

[組織の大きさ]
一般的には大企業と中小企業とでは売上金額、社員数などに大きな差があります。その結果、5S活動を担う社員数や活動テーマ数など運用の規模が異なってきます。特に、一人でいくつもの業務をこなさなくてはならない中小企業においては、5S活動を担う組織や担当者が曖昧になり積極的な活動がなされない傾向にあります。

[全員参加]
自動車や電気製品など製造工場を有する職場では、全員参加の委員会やミーティングなどが容易である組織もあれば、運送業など絶えず外で走り回っていて、全員が集まるのは年に1回という組織もあります。

特に人手不足である食品業界はパート社員によって支えられており、その割合は50%以上というとこらが殆どではないでしょうか。このような状況下では就業後にミーティングの時間を設けることは困難です。

一方、パート社員比率の少ない組織においては、正社員が中心になって5S活動を進めることが可能です。また、通常パート社員は時給いくらでという条件で毎月契約更新しています。

このような条件で働いていると会社への帰属意識は低いものになり、内部のコミュニケーション能力に影響を与えます。 以上より、パート社員比率の高い職場では、時間内にミーティングを開く必要が出てきます。あるいは、時間の確保がパート社員より比較的容易な正社員が、ミーティングの準備や資料を作るなどの検討も必要です。

     

5S活動の目的

先日、食品関連会社勤務の知人と話をする機会がありましたので、5S活動がうまくいっているか聞いてみたところ、「5S活動をやることを目的してやって問題ないだろう、だって、やればムダがなくなるなどの効果がついてくるのだから」という趣旨の返事を聞き、以前、5Sの目的について議論したことを思い出しました。

今回は食品会社ですが、従来の5Sの「清掃」の中に洗浄を、「清潔」の中に殺菌を含めた5Sの定義で活動しており、最終的な目的は微生物レベルの清潔になります。つまり、清潔に関連する事柄を5S活動の目的と決めなくても、5Sをやっておれば結果として清潔になるから良いという論理です。

最近5S活動の効果に疑問を投げかける人がいます。その理由は、5S活動にかける時間に対する効果が少ないということ、更には、行き過ぎた5S活動により、かえって不便になっているのではないかということです。5Sを徹底するために業務効率を低下させていたのでは本末転倒ということです。しかし、なぜこのようなことになってしまうのでしょうか。その主な原因は、全員参加という5S活動の基本ができていないためです。
例えば、「帰る時には机の上にはモノを置かない。」と決めたとします。その結果、ある人から、かえって能率低下になるとクレームがあるようなケースです。なぜでしょうか?これは、5S活動そのものが目的となっているためであり、なぜ帰る時には机の上にはモノを置いたらいけないのかについて話し合っていないからです。皆が思い思いの意見を言いまとまらない?そんな状況では、後日問題となるのは明らかです。

 

5S活動とは徹底すること

5S活動とは5Sを徹底することだとよく言われますが、どういうことか具体的にいうと「5Sの定義を徹底して実行すること」と言い換えることができるでしょう。例えば、整理では、「必要なものと不要なものを区別して不要なものを処分する」これを徹底することです。しかし、徹底という言葉はあいまいで人によってその認識に差がありますが5S活動の徹底は次のような行動を実践することであると言えます。職場環境のバランスをとりながら進める配慮が必要です。

整理
整理における徹底とは、不要なものはすべて廃棄し、不要品が発生しなくなるまで繰り返し改善する。 

整頓
整頓における徹底とは、例えば、仕事がすぐに始められるように置き場所や置き方、 表示の見える化を工夫し、必要な時に必要なものが直ちに使用できるように改善する。

清掃
清掃における徹底とは、仕事場を清掃・点検し、汚れた箇所や点検で発見した問題の原因を明らかにして改善する

清潔
清潔における徹底とは、整理・整頓・清掃を継続して、ムリ、ムラ、ムダのない職場を維持するために絶えず改善する。

しつけ
しつけにおける徹底とは、仕事に関するルールを理解させ、ルールを守れる人材を育成する。

 

もう一つ重要なことは、5Sは、整理→整頓→清掃というようにシリーズではなく、すべてが相互につながっているということです。このつながりをスムーズに動かす潤滑剤の役割をなすのが「しつけ」であるということです。「しつけ」は決められたルールを正しく守る習慣をつけると定義されており、以前は、他の整理、整頓、清掃、清潔のルールを守ることだとされていましたが、近年は業務に関連するすべてのルールと理解されています。これには、整頓や清掃手順だけでなく、職場ルールや製品規格、作業標準書などすべてが含まれます。

人を育てるという考えであった5Sの「しつけ」は、ISOの教育に対する考え方や派遣社員外国人労働者への対応に見られるような人手不足の時代になり益々重要視され、「しつけ」を5Sの基本に据える考え方へ変わってきました。

さらに、5Sの定義にあるように5Sの手法そのものが改善ですので、改善前後の職場環境がどのように変わったかに関する改善結果の確認が必要です。

 

仕事の瞬間、瞬間で5Sを実践

私は最初に工業製品の5Sを進めましたが、サービス業の分野においては上記の「環境」の清潔、「教育・訓練」におけるヒューマンエラー、「全員参加」のミーティングの実施において、大きな違いがあることが分かり進め方を変えました。
先ず実施したのが5S活動の時間の確保です。5S活動は単に職場をきれいにするだけでなく、仕事の中で5Sを実践することにより次のように、作業がスムーズ実行され業務改善にもつながります。作業を実施しているその場所、その瞬間に5Sを実践します。
1.作業の見える化
仕事のその瞬間、瞬間で必要なものと不要なものを仕分けることにより、何が終わって何が終わっていないか「見える化」されます。
2.作業効率アップ
先入先出はもちろん、作業の順番や使用頻度に基づく食材や器具の配置で作業がスムーズに流れ、作業ミスも減少します。
3.職場の環境をよくする
5S活動により職場内のコミュニケーションが良くなり、みんなから改善のための知恵が出てきます。

 

5Sの「しつけ」について一言

5Sの中でも特に大事なのが「しつけ」であり、その定義にはこれだという決まったものはありませんが、一般に次のような説明が含まれています。

  1. 決められたルールや規律を守ること(3Sの定着、習慣化)
  2. 決められたルールに従って行動している状態(定着、風土)
3Sが定着し、決められたことを守れる風土になっている状態(1,2を合わせたもの)

  

さて、「しつけ」とは「決められたルールを正しく守る習慣をつけること」と定義されています。

5Sを実践するための潤滑剤である「決められたルール」とは?

決められたルールには、次のようなものが該当しますので、これより「しつけ」は社会生活の上での土台であるということが良く理解できます。


1.5Sのルール
  職場で5S(整理、整頓、清掃、清潔、躾)について決めたこと
2.会社のルール
  就業規則、業務管理基準、標準作業など
3.社会のルール
  ・交通規則などの法令、業界団体の規則などの法令等
  ・一般常識といわれる挨拶など

「正しく守る」とは?
「しつけ」は教育・訓練と言われています。「親の子に対するしつけ」、「学校でのしつけ」などを思いだす人も多いでしょう。しかし、仕事においては子供のしつけと違い簡単ではありません。先ず、正しく守るためには、ルールを正しく理解する必要があります。

「習慣をつける」とは?
教育・訓練を受け正しく理解したら、必ずルールを守ることができわけではありません。ルールを守るためには「納得」が必要です。納得とは、守らないとどうなるかということを、そのとおりだと認めることです。ルールを教育・理解・納得することが必要ということです。では、人は納得すれば習慣になるのでしょうか。これについては、Webの5Sの関連記事で事例を見つけましたのでそれを紹介します。 

[ 納得すれば本当に習慣づくのでしょうか ] 抜粋
例えば、車のシートベルトは殆どの人が毎回きちんと締めます。交通ルールを守っているのです。しかし、スピード違反を一度もしたことがない人はゼロに近いのではないでしょうか。捕まる、捕まらないは別として、時速30km制限の道路で、制限速度を守って走っている人は少ないと思われます。なぜシートベルトは守って、スピードは守らないか。それは、シートベルトをした方が安全というのは納得しているからです。しかし、時速30km以下で走らないと安全ではない、というのはあまり納得していないのです。人間、本来納得すれば実行するようになるのです。

  

5S活動を続ける秘訣

5S活動を開始するに当たっては決起集会をやって・・・など、コンサルタントの記事をよく見ます。以前、知り合いのコンサルタントに話を聞いたことがあります。5Sを開始した最初の一年間ほどは活動も活発に行われ成果が上がり、社長も満足されるが、2~3年経過して久しぶりに社長に会い、その後のようすを伺うと、最初の一年間は活発であったが、今は熱が冷めたように5S活動を開始する前の状態に戻ってしまったと嘆いておられたという話を聞きましたが、このような組織も少なくないようです。一時的なコンサルではなく後々まで続けられるように、コンサル後の道筋をしっかりと付けることの重要性を示す良い事例でした。

5S活動の実施事項を決めるのはだれでしょうか、よく個々の要望を聞いていたのでは進まないという話を聞きますが、現実を無視した、いや現実に配慮せずに進めること事態に問題があります。5S活動を始めるにしても、コンサルタントを呼んでキックオフ大会を開いて進めたほうがうまくいく企業もあれば、じっくり進めた方がよい組織もあります。患者の治療も、手術が必要な患者もいれば、漢方が良い患者など様々です。重要なことは、その患者のことを良く知り、適切な治療法を見つけ実施することです。

 
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5S活動の目的を理解していますか?

「どのような成果が得られるのか」ということを自覚していないと、5S活動そのものが目的になってしまいます。

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全員の役割を決め、関係する人の意見を聞いていますか?

自分が何らかの役割を分担するということは、主体者意識を持つことになるからね。

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5S活動で対象とするエリアを明確に決めていますか?

5S活動を実施するエリアを特定していないと、漠然としてうやむやになって進めることになってしまうからね。

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5Sの指導者の部屋やその机の上はきれいで手本になっていますか?

現場の人から「自分はできていないのにやれというのか」という反発の声があがる可能性があります。

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ところで、5S活動は順調に進んでいますか?

5S活動の目的や成果を共有することによって、5S改善活動を進めています。

帰る時に机の上にモノを置かないというのは、机の上に置いてあるのは何か、机の上のモノの置き場所が他にあるのか、机の周りは整理されているのかなど、ルールを決める前に十分に調べ実施の可能性を見極めることが重要です。単に仕事の連続性の問題だけでなく、業種や組織のおかれている環境によって色々な方法があるということです。

 

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